Infos Mairie et remontée questions

Hello!

J'ai RDV avec la responsable des services associatifs Mercredi 30 pour diverses questions et signer quelques papiers necessaires.

Du coup, comme je vais évoquer les deux points suivants, si vous avez des choses à remonter, c'est le moment :

"# Concernant la communication tout d'abord, quelle serait la procédure pour avoir un petit article dans L'Hay Le Mag, ou/et les autres supports disponibles pour les associations (comme le Guide des Associations qui parait à chaque rentrée)?

# Concernant les sessions du jeudi soir ensuite, est-ce possible de légèrement décaler la fin étant à 23h un peu plus tard? C'est un souhait remonté par plusieurs membres hier demandant si c'était possible jusqu'à 23h30.
De même, reconfirmez vous que l'on peut mettre en place les tables un peu avant pour être prêt à jouer à 20h?"

Si vous avez des choses à faire remonter niveau questions/demandes/fonctionnement, n'hésitez pas

Pour la comm, peut-être si la mairie de L'Hay a une page FB, aussi ?

Question à côté mais j'en profite : est-ce qu'il y a possibilité de laisser des affaires de l'asso sur place ? Genre une petite bouilloire et des pots de café instantané, thé etc.?

Je remonte les deux questions^^
Pour la bouilloire, on a le droit d'utiliser lendroit fait pour, par cotnre, cest une salle utilisée par d'autres assoc, donc meme si on a le droit, comme on ne peut rien stocker pour linstant, ca peut etre risqué (mais ca sera a nous de choisir du coup, si on peut ^^).

Je ramènerai une petite bouilloire la prochaine fois, à transporter c'est pas la mort. Je peux stocker à la maison en attendant.

Hello!


Alors retour!
1# Concernant la Comm, on va faire un mail à l'attention du service comm via les responsables du Moulin, pour présenter l'asso et voir pour apparaitre sur le journal de la ville/site internet.

2# Concernant la comm au moulin, on va contacter la personne en charge des affiches/design/comm event du moulin pour avoir notre affiche dispo dans le moulin, pour nous faire connaitre des adhérents aux autres assos.

3# Concernant les créneaux, on peut arriver à 19h45 pour la mise en palce et commencer les parties à 20H. Pour la fin à 23h15-23h30, elle se renseigne en fonction des occupations/droits, et le cas échéant on verra pour un amendement sur la Convention d'occupation signée (qui elle stipule 20-23).

4#Pour les affaires, c'est à nos risques et périls tant qu'on a pas de stockage propre. Pourquoi pas le laisser dans la salle rose un peu caché à la limite.

5# Concernant les reservations Sessions/Salle/etc..., 3 choses différentes :
---> Les sessions régulières. A demander vers mars/avril pour la rentrée de septembre (c'est pour ca qu'on a eu du bol en commencant en janvier et davoir tout ce qu'on a déjà!). Le planning est fait selon les demandes des assoc et des dispos salles entre elles (logique).
Normalement, on devrait continuer a demander un jeudi soir sur 2, à la limite on demandera pour la convention d'occupation 2019-2020 de 19h45 à 23h30 pour etre tranquille (on vous demandera de toutes facons le moment voulu).
A noter que la salle Atelier du jeudi soir a une capacité légale de 45 personnes. La salle Reunion du Samedi, 50.
---> Les Demandes d'occupation 'ponctuelles', ne depassant pas la taille des salles normales. En gros, des petites tournois/rencontres, de max 30-35 personnes, mais dont les créneaux différents de la convention d'occupation : c'est à demander entre 1 à 6mois à lavance en détaillant la demande au mieux. Du coup, pour un truc qu'on voulait en Juin sur tout un samedi de 20-25personnes, on va faire un mail dans les jours à venir (coucou CC! )
Et si vous vouliez orga de petits tournois, la méthode est simple .
---> Les demandes pour les gros evenements. Là c'est par commissions d'attribution. Les demandes sont à faire en mars avec une sorte de mini dossier à fournir pour chaque, et la commition se réunie et donne ses réponses en mai, toujours pour de septembre à juin de l'année suivante.

Voilà! Si questions, n'hésitez pas

Merci Fred.

Question, un petit tournoi de 30/35 personnes sur 2 jours, ça rentre dans "demande classique des créneaux différents de la convention" ou dans "gros évènements"?

Quitte à avoir la salle plus tard, pourquoi ne pas demander jusqu'à minuit?

Sur 2 jours, si la salle reste dans la taille 'normale' niveau acceuil, je pense que ca sera Ponctuelle. Par contre sur 2 jours, je ne sais pas si c'est une ou deux demandes.
Ca sera à voir du coup, aucune idée.
Si c'est un truc que tu prévois apres les grandes vacances je pourrai demander avec les horaires de conventions, sinon faut le faire de suite ^^.

Pour la salle à minuit, oui, de toutes façons comme marqué, on fera un sondage pour les possibilités selon les amplitudes possibles (je ne sais pas à quelle heure ferme le Moulin)

Pour info :

Madame, Monsieur,

Nous vous informons que le service vie associative ainsi que le Moulin de la Bièvre seront fermés du samedi 28 décembre 2019 au dimanche 5 janvier 2020.

Les locaux administratifs et l’ensemble des salles d’activités seront par ailleurs fermés le mardi 24 décembre à compter de 17h00 et le mercredi 25 décembre 2019.

Nous vous remercions de bien vouloir en informer vos adhérents.

Bien cordialement,

Du coup, pas de sessions le samedi 4 janvier ?

Du coup, non ^^.

Pour info, au vu du nombre d'inscrits (presque 35), et vu les nombre de demandes à ce niveau, le bureau a acté qu'à la rentrée Septembre 2020 nous demanderions 2 samedi par mois pour la nouvelle convention d'occupation 2020-2021, comme nous l'avions évoqué lors de l'AG 2019.

En attendant, nous allons tenter de négocier avec l'équipe du Moulin si nous pouvons avoir ces créneaux au plus tôt, soit en mettant un avenant à la convention 2019-2020, soit via un autre moyen.

Et tous les jeudis plutôt qu'un sur 2 c'est faisable ?

Possible, mais je n'avais eu quasi aucune demande (2 ou 3 de mémoire) d'augmenter ces créneaux avec le questionnaire. Et t'es le premier à redemander depuis.
Un RDV hebdomadaire ce demande pas mal de présents, c'est pas la même logique que de passer de 1 à 2fois/mois.

Je devais faire partie des demandeurs pour le jeudi hebdomadaire. Mais finalement avec les sessions Infinity à Uchronie un jeudi sur deux, ça s'est montré bien complémentaire sur le premier trimestre de l'année scolaire (enfin jusqu'au début des grèves ^^).

Pour les joueurs du samedi ce serait bien qu'ils aient une session toutes les deux semaines aussi, surtout quand la date théorique de la session mensuelle tombe un jour où le moulin est fermé...

Si on est en manque de jeu la semaine on peut aussi s'organiser des rencontres à domicile (j'ai une table 120x180 chez moi par exemple).